PDF tömörítés ügyfélkapuhoz: így fér bele az irat a feltöltési korlátba

Kész a beadvány, csatolnád a mellékleteket, és a felület hibát jelez: túl nagy a fájl. Ez az e-ügyintézés egyik leggyakoribb elakadása, és szinte mindig ugyanaz az oka: a telefonnal fotózott vagy szkennelt oldalak teljes felbontásban kerültek a PDF-be. Ebben az útmutatóban összeszedtük, mekkora korlátokkal találkozol a hazai ügyintézésben és e-mailben, mennyi helyet foglal egy szkennelt oldal, és hogyan csökkentheted a méretet úgy, hogy a hivatal még jól el tudja olvasni az iratot.

Mekkora fájlt fogadnak el?

A korlátok felületenként eltérnek, és időnként változnak. Az alábbiak a 2026. november 3-án elérhető hivatalos tájékoztatók szerint:

Az e-Papírnál a kormányhivatalok két segédlete is szerepel: a 2023 júliusi általános segédlet szerint egy beadványban összesen 24 MB küldhető el, a 2023 novemberi, keresetlevelekről szóló útmutató 25 MB-ot ír. Biztosra akkor mész, ha 24 MB alatt maradsz. Ha ennél több anyagod van, a segédlet szerint a maradékot újabb beadványban küldheted, hivatkozva az előzőre.

E-mailnél számolj azzal is, hogy a levél a mellékletet kódolva viszi, ezért a ténylegesen csatolható fájl a névleges korlátnál valamivel kisebb lehet. Ha 20 MB a határ, egy 18 MB-os PDF már kockázatos.

Miért ilyen nagy a szkennelt PDF?

Egy szkennelt vagy fotózott oldal a PDF-ben egy kép. A mérete a felbontástól és a színmódtól függ. Egy A4-es oldal (210 × 297 mm) pixelben:

A számítás: pixel = milliméter ÷ 25,4 × DPI, a méret pedig színesben pixelenként 3 bájt, szürkeárnyalatban 1 bájt. A szkenner és a PDF-program ezt JPG-tömörítéssel a töredékére csökkenti, de egy 300 DPI-s színes oldal így is gyakran 1,5–3 MB. Telefonos fotónál hasonló a helyzet: egy 12 megapixeles fotó (4032 × 3024 pixel) JPG-ben 3–5 MB.

Példa: egy 12 oldalas iratanyag, minden oldal egy telefonos fotó. 12 × 4 MB = 48 MB, vagyis kétszer akkora, mint amennyit az e-Papír egy beadványban elfogad.

Mennyi felbontás kell egy iratnak?

A hivatal embere a képernyőn olvassa az iratot, ehhez nem kell nyomdai minőség. Gyakorlati irányszámok:

• Gépelt szöveg, nyomtatvány, szerződés: 150 DPI bőven olvasható, a 11–12 pontos betűk élesek maradnak.
• Apró betű, kézírás, pecsét, aláírás: 200 DPI.
• Fénykép, színes ábra: 150 DPI elég, hacsak a hivatal kifejezetten mást nem kér.

300 DPI-re akkor van szükség, ha az iratot kinyomtatva, nagyítva kell vizsgálni – ez az e-ügyintézésben ritka. A 300-ról 150 DPI-re csökkentés a pixelek számát a negyedére csökkenti, és a fájl is nagyjából ennyivel lesz kisebb.

Így tömörítsd a PDF-et lépésről lépésre

1. Nézd meg, mekkora a fájl, és mennyi a korlát. Ha egy 30 MB-os PDF-et kell 24 MB alá vinni, elég egy enyhe tömörítés; ha egy 48 MB-osat 5 MB alá, erős kell.
2. Töröld, ami nem kell. Üres hátoldalak, duplán szkennelt lapok, a beadványhoz nem tartozó oldalak: a PDF oldalak törlése eszközzel minőségvesztés nélkül, arányosan csökken a méret.
3. Tömörítsd a PDF-et. A PDF-tömörítő a böngésződben dolgozik, a fájl nem kerül fel szerverre. Három módja van:
   • Ajánlott: a beágyazott képeket kicsinyíti és újratömöríti (200, 150, 100 vagy 72 DPI-re), a szöveg kijelölhető marad. Szövegből és néhány képből álló PDF-hez ez a jó.
   • Erős: minden oldalt képpé alakít, és JPG-ként fűzi újra. Szkennelt anyagnál ez adja a legkisebb fájlt; szürkeárnyalatot is bekapcsolhatsz.
   • Veszteségmentes: csak a fájl szerkezetét tömöríti, a tartalom nem változik. Keveset nyer, de semmi nem romlik.
4. Adj meg célméretet. A célméret módban beírhatod, legfeljebb hány KB legyen a fájl (vannak kész gombok is 100 KB-tól 2 MB-ig), és az eszköz a legjobb minőséget keresi, amely még belefér. E-Papírhoz egy fájlnál 20 000 KB körüli értéket adj meg, ha több csatolmány is lesz, oszd el közöttük a 24 MB-ot.
5. Ellenőrizd az eredményt. Nyisd meg a kész PDF-et, nagyíts rá a legapróbb betűre, a pecsétre és az aláírásra. Ha olvashatatlan, lépj egy fokozattal vissza.

Az előző példa folytatása: a 48 MB-os, 12 oldalas iratfotó-PDF az Erős módban 150 DPI-n, szürkeárnyalatban jellemzően 2–5 MB lesz – egy beadványba bőven belefér, és a gépelt szöveg jól olvasható.

Ha a tömörítés sem elég

• Válaszd szét. A PDF szétválasztás „minden N oldal után” módjával egy 60 oldalas anyagot három 20 oldalas részre bonthatsz, és mindegyik mehet külön beadványban.
• Fekete-fehér iratnál a fekete-fehér PDF eltávolítja a színinformációt, ami a sárgás papír és a színes háttér miatt fölöslegesen nagy szkenneléseknél sokat segít.
• Szkennelj újra jobb beállítással. 200 DPI, szürkeárnyalat, PDF-kimenet – a legtöbb szkenner és nyomtató menüjében ez beállítható, és eleve kis fájlt ad.

Ha fotókból készíted a PDF-et

Ha az iratokat telefonnal fényképezed, a méretet már a PDF elkészítése előtt csökkentheted:

1. Fotózz egyenesen felülről, jó fényben; a szkennelés PDF-be eszköz a fotóból kivágja és kiegyenesíti a lapot.
2. Ha már megvannak a fotók, méretezd át őket 2000 pixeles hosszabb oldalra. A4-en ez kb. 170 DPI-nek felel meg (2000 pixel ÷ 11,69 hüvelyk), ami iratnak bőven elég.
3. Fűzd őket PDF-be: iPhone-os HEIC-fotókhoz a HEIC to PDF, JPG-hez és PNG-hez a JPG to PDF eszközzel, A4-es oldalméretre.

Mire figyelj tömörítés előtt?

• Aláírt vagy hitelesített PDF-et ne tömöríts. Az AVDH-val vagy minősített aláírással ellátott dokumentum minden módosítással érvénytelenné válik. A sorrend mindig: összefűzés, tömörítés, és csak utána hitelesítés.
• Ne ments túl alacsonyra. A 72 DPI képernyőn még elmegy, de egy apró betűs szerződésnél olvashatatlan lehet. A hiánypótlás több időbe kerül, mint egy nagyobb fájl.
• Az eredetit tartsd meg. A tömörített változat a beküldésre készül, az eredeti szkennelés legyen meg archívumnak.
• Bizalmas iratot olyan eszközzel tömöríts, amely nem tölti fel a fájlt idegen szerverre. A Krux PDF-eszközei mind a böngészőben dolgoznak.

Gyakori kérdések

Mekkora PDF-et lehet feltölteni az e-Papírra?

A kormányhivatali segédletek szerint egy beadvány csatolmányai összesen kb. 24–25 MB-ot tehetnek ki. Ha 24 MB alatt maradsz, biztosan átmegy. A többletet újabb beadványban küldheted, az előzőre hivatkozva.

Miért lett a tömörítés után nagyobb a PDF?

Ha a PDF már eleve jól tömörített volt, egy újraíró program nagyobb fájlt is adhat. A Krux tömörítője ilyenkor az eredetit adja vissza. Próbálj erősebb fokozatot vagy szürkeárnyalatot.

Olvasható marad a szöveg 150 DPI-n?

Igen, a gépelt, 10–12 pontos szöveg 150 DPI-n is éles. Apró betűhöz, kézíráshoz és pecséthez 200 DPI-t válassz.

Tömöríthetem az AVDH-val hitelesített PDF-et?

Ne. A tömörítés módosítja a fájlt, és az aláírás érvénytelenné válik. Előbb tömöríts, utána hitelesíts.

Telefonon is tudok PDF-et tömöríteni?

Igen, a PDF-tömörítő a telefon böngészőjében is fut. Nagyon nagy, több tíz MB-os fájlnál gépen gyorsabb.

Mi a különbség az Ajánlott és az Erős mód között?

Az Ajánlott csak a beágyazott képeket kicsinyíti, a szöveg kijelölhető marad. Az Erős minden oldalt képpé alakít: szkennelt anyagnál kisebb fájlt ad, de a szöveg nem lesz kijelölhető.