PDF összefűzés több fájlból egy dokumentumba

A PDF-összefűzés akkor jön jól, ha több külön fájlt egyben kell továbbadnod. Egy fájlt könnyebb csatolni, feltölteni és megnyitni, mint ötöt, és a címzett sem keveri össze a részeket.

Tipikus helyzetek:

• Ügyintézés: személyes iratok, igazolások és nyilatkozatok egy csomagban, amikor egy űrlap csak egy feltöltött fájlt fogad el.
• Pályázat, álláspályázat: önéletrajz, motivációs levél és bizonyítványok egymás után, logikus sorrendben.
• Szakdolgozat, beadandó: a fő szöveg és a mellékletek külön programban készültek, de egy dokumentumként kell leadni.
• Számlák, könyvelés: a havi számlák egy fájlban, dátum szerint rendezve.
• Szkennelt oldalak: ha a szkenner oldalanként külön PDF-et ment, összefűzéssel újra egy dokumentum lesz belőlük.

Az angol nyelvű felületeken ugyanezt a műveletet merge PDF vagy combine PDF néven találod, magyarul gyakran PDF egyesítés a neve. Mindegyik ugyanazt jelenti: több PDF-ből egy lesz, a tartalom pedig nem változik.

Az eszköz a gépeden olvassa be a PDF-eket, egymás után illeszti az oldalaikat, és az eredményt közvetlenül neked adja letöltésre. Ezért bizalmas iratoknál is nyugodtan használhatod, és lassú internetnél sem kell feltöltésre várnod.

A folyamat három lépés: kiválasztod a fájlokat, beállítod a sorrendet, majd elindítod az összefűzést. Alapból az első fájl oldalai kerülnek előre, utána a második fájl oldalai, és így tovább – de az Oldalak nézetben bármelyik oldalt máshová húzhatod. Az oldalak tartalma, betűtípusa és képei változatlanok maradnak, hiszen az eszköz nem alakítja át őket, csak egymás mögé teszi.

A feldolgozás sebessége a géped teljesítményétől és a fájlok méretétől függ. Néhány oldalas dokumentumoknál ez általában pillanatok kérdése, sok száz oldalas, képekkel teli fájloknál tovább tarthat. Telefonon is működik, de nagyon nagy fájloknál számítógépen gyorsabb lesz.

Az összefűzés két nézetben dolgozik:

• Fájlok nézet: minden fájl egy sor, az első oldal kis képével, az oldalszámmal és a mérettel. A sorrendet a fogantyúval (⠿) húzva állítod be, egérrel vagy telefonon az ujjaddal. A „Rendezés név szerint” gomb a fájlneveket ábécé- és számsorrendbe teszi (01, 02 … 10 helyesen). A ↻ gomb egy fájl összes oldalát elforgatja.
• Oldalak nézet: az összes oldal egy rácsban, oldalképekkel. Bármelyik oldalt áthúzhatod máshová – akár egy másik fájl oldalai közé is –, egyenként elforgathatod 90°-kal, vagy törölheted, ha nem kell a végleges dokumentumba.

Képek a PDF-ek közé: JPG, PNG, WebP és iPhone-os HEIC fotókat is behúzhatsz a PDF-ek mellé. Minden kép egy külön oldal lesz; beállíthatod, hogy A4-es oldalra kerüljön (a tájolás a képhez igazodik), vagy a kép saját méretében. A telefonnal készült fotók tájolását figyelembe vesszük, így nem lesznek oldalra dőlve.

Billentyűzettel is megy: lépj a fogantyúra a Tab billentyűvel, nyomd meg a Szóközt a felvételhez, mozgasd a nyilakkal (Home: elejére, End: végére), és a Szóközzel tedd le. Az Esc visszavonja a mozgatást. A képernyőolvasó minden lépést felolvas.

Néhány apróság sok bosszúságtól megkímél:

1. Nevezd át előre a fájlokat. Ha számmal kezded a nevüket (01_oneletrajz, 02_bizonyitvany), könnyebb lesz jó sorrendbe tenni őket.
2. Nézd meg a jelszavas fájlokat. A megnyitási jelszóval védett PDF-et az eszköz nem tudja beolvasni. Előbb oldd fel a jelszót, ha jogod van hozzá.
3. Figyelj az oldaltájolásra. Ha az egyik fájl fekvő, a másik álló, az összefűzött PDF-ben is így marad. A ferde vagy fejjel lefelé álló oldalakat az Oldalak nézetben egyenként elforgathatod.
4. Ellenőrizd az eredményt. Letöltés után lapozd át a fájlt, mielőtt elküldöd. Így kiderül, ha egy oldal rossz helyre került.
5. Gondolj a méretre. Az összefűzött fájl mérete nagyjából a bemeneti fájlok méretének összege. Ha az e-mail vagy a feltöltőfelület korlátozza a méretet, utána tömörítsd a PDF-et.

A leggyakoribb hiba a rossz sorrend és a kimaradt fájl. Mielőtt elindítod a folyamatot, számold meg a listában szereplő fájlokat, és nézd át, hogy a sorrend egyezik-e azzal, amit a címzett vár.

A PDF-eszközök neve hasonló, de mást csinálnak. Ez a táblázat segít eldönteni, melyikre van szükséged:

Feladat	Mit csinál	Mikor válaszd
Összefűzés	Több PDF-ből egy fájlt készít	Egy csomagban kell leadnod az iratokat
Szétválasztás	Egy PDF-ből több kisebb fájlt készít	Csak néhány oldalt kell továbbküldened
Tömörítés	Csökkenti a fájl méretét	Túl nagy a fájl e-mailhez vagy feltöltéshez
Oldalak forgatása	Elfordítja a ferdén álló oldalakat	Sok oldalt kell egyszerre elforgatni (összefűzésnél oldalanként is forgathatsz)
Kép PDF-be	Képfájlokból PDF-et készít	Fotót vagy képernyőképet kell csatolnod PDF-ként

Gyakran több lépést is egymás után kell elvégezni. Fotókat és PDF-eket itt közvetlenül, egy lépésben is összefűzhetsz: a képek külön oldalként kerülnek a dokumentumba. Ha szükséges, a végén tömörítsd az eredményt.

Ha egy fájlból csak bizonyos oldalakra van szükséged, a szétválasztással előbb vágd ki a fölösleges részeket, és csak a megmaradt oldalakat fűzd össze a többi dokumentummal. Így a végeredmény rövidebb, áttekinthetőbb lesz, és a címzettnek sem kell olyan oldalakon átlapoznia, amelyek nem tartoznak a tárgyhoz.

Akkor is érdemes végiggondolni a lépések sorrendjét, ha a végén méretkorlát vár rád. A tömörítést mindig utoljára végezd el, az összefűzött fájlon: így egyetlen lépésben csökkented az egész dokumentum méretét, és nem kell minden részt külön kezelned.

Az oldalak látható tartalma mindig megmarad: a szöveg, a képek, a táblázatok és az ábrák pontosan úgy jelennek meg, mint az eredeti fájlban. A kereshető szöveg is kereshető marad, a beszkennelt, csak képet tartalmazó oldalak pedig képként maradnak.

A PDF azonban nemcsak oldalakból áll. Néhány kiegészítő elem viselkedése eltérhet:

• Könyvjelzők és tartalomjegyzék: a fájlonkénti könyvjelzők nem minden esetben kerülnek át az új dokumentumba.
• Kitölthető űrlapmezők: ha két fájlban azonos nevű mező van, az összefűzés után összeakadhatnak. Biztosabb, ha előbb kitöltöd és véglegesíted az űrlapot.
• Digitális aláírás: az aláírt PDF bármilyen módosítása, így az összefűzése is, általában érvényteleníti az aláírást az új fájlban. Az aláírt iratot ezért inkább külön fájlként küldd tovább.
• Belső hivatkozások: a dokumentumon belüli linkek az oldalakkal együtt mozognak, de érdemes kipróbálni őket.

Ha a címzett csak a tartalmat nézi, ezek a részletek ritkán számítanak. Hivatalos, aláírt dokumentumoknál viszont mindig gondold végig, hogy az összefűzés nem okoz-e gondot.