Jelenléti ív minta: havi munkaidő-nyilvántartás és aláíróív

A munka törvénykönyve (Mt. 134. §) szerint a munkáltatónak nyilván kell tartania a rendes és a rendkívüli munkaidőt, az ügyeletet, a készenlétet és a szabadságot, olyan módon, hogy abból naprakészen meg lehessen állapítani a munkaidő kezdetét és végét. A jelenléti ív ennek a legegyszerűbb, papíralapú formája, és sok kisvállalkozás ma is ezt használja.

Ez a jelenléti ív minta két üzemmódban működik:

• Havi munkaidő-nyilvántartás egy dolgozónak: a hónap minden napja egy sor, a hétvégék, a munkaszüneti napok és az áthelyezett munkanapok automatikusan jelölve, a munkanapokon az alap munkaidővel kitöltve. Az eltéréseket (szabadság, betegszabadság, túlóra) külön sorokban adod meg.
• Aláíróív rendezvényre, képzésre, értekezletre: sorszám, név, szervezet és aláírás oszlop, előre beírt nevekkel vagy üres sorokkal.

Egy szabályos havi jelenléti ív tartalmazza:

1. a munkáltató nevét és a munkavállaló nevét, munkakörét;
2. a hónapot, és minden napra egy sort;
3. a munkavégzés kezdetét és végét, a munkaközi szünetet;
4. a ledolgozott órák számát naponta és havi összesítésben;
5. a távollétek jelölését: szabadság, betegszabadság, igazolt vagy igazolatlan távollét;
6. a rendkívüli munkaidőt (túlóra), ügyeletet, készenlétet;
7. a munkavállaló és a munkáltató aláírását.

A minta ezeket mind tartalmazza, a hétvégéket és az ünnepeket pedig automatikusan jelöli, így nem kell naptárral egyeztetni.

Megadod az alap munkaidőt, például 8:00–16:30, 30 perc munkaközi szünettel. Ebből egy munkanap 8,5 óra − 0,5 óra = 8 óra. Az ív minden munkanapra ezt írja be, a hétvégét és az ünnepeket kihagyja, és a lap alján összesíti a ledolgozott órákat és a napokat.

Példa, 2026. december: a hónapban 2026. december 12. (szombat) áthelyezett munkanap, december 24. áthelyezett pihenőnap, 25–26. munkaszüneti nap. Ha a dolgozó december 22-én és 23-án szabadságon van, és december 18-án leltár miatt 19:00-ig dolgozik, ezt három eltérés-sorként írod be. Az ív december 18-ra 10,5 órát számol, a szabadságnapokra időt nem, csak a jelölést írja be.

Az ünnepnapok a hivatalos munkarend szerint kerülnek az ívre. 2027-re az áthelyezett munkanapokról szóló rendelet 2026 novemberében még nem jelent meg. Ha később megjelenik, az esetleges áthelyezéseket addig az eltéréseknél kézzel add meg.

Ha a dolgozók naponta kézzel írják be az érkezést és a távozást, kapcsold be az „Üres ív” lehetőséget. Ilyenkor az időoszlopok üresek maradnak, de a napok, a hétvégék és az ünnepek jelölése megmarad, így a hónap elején egyszer kinyomtatod, és a hónap végén aláírva lefűzöd. A rendezvényi aláíróívnél az üres sorok számát állítod be (például 15 vagy 30 sor), az ív pedig több oldalra tördelődik, oldalszámmal. Az ív egyetlen dolgozóra és egy hónapra készül, ezért ha többen dolgoztok, dolgozónként készíts külön ívet, és havonta együtt fűzd le őket.

• Naprakészen vezesd: a munkaügyi ellenőrzés a hónap közepén is kérheti.
• A túlórát (rendkívüli munkaidőt) külön jelöld: ez pótlékot von maga után, amelyet a túlóra kalkulátorral számolhatsz ki.
• A szabadságot és a betegszabadságot is írd be, mert a szabadság-nyilvántartás része.
• A dolgozó aláírásával igazolja a saját munkaidejét, a munkáltató pedig a lap alján igazolja.
• Őrizd meg: a munkaidő-nyilvántartás a bérszámfejtés alapja.
• Ha a munkaidőkeretben dolgoztok, a havi ív mellett a keret egészét is nyilván kell tartani.

A rendezvényi ívnél egy rövid adatkezelési tájékoztató sor is kerülhet az ív aljára. Ha az adatokat máshol is felhasználod (például oklevél, számlázás), részletesebb tájékoztató kell.

Ha munkaidőkeretben, megszakítás nélküli, több műszakos vagy éjszakai munkarendben dolgoztok, ha a túlóra- és pótlékelszámolás vitás, vagy munkaügyi ellenőrzésre készülsz, kérdezz munkajogászt vagy könyvelőt. A jelenléti ív nem bérjegyzék, és nem helyettesíti a bérszámfejtést. A minta nem jogi tanácsadás. Az adatok csak a böngésződben maradnak.