Excel to PDF

Az eszköz közvetlenül a böngésződben olvassa be az Excel-munkafüzetet, és ebből készít PDF-et. Nem képet nyomtat a táblázatról: a cellák szövege valódi, kijelölhető és kereshető szöveg lesz a PDF-ben, ékezetekkel együtt.

A munkafüzetből ezek kerülnek át:

• számformátumok: ezres tagolás, tizedesek, pénznem (például 1 234,56 Ft), százalék, dátum és idő, tört és tudományos alak;
• betűstílus: félkövér, dőlt, aláhúzott, áthúzott, betűméret és betűszín, a cellán belüli vegyes formázással együtt;
• kitöltés és szegélyek: háttérszín, mintás kitöltés, vékony, vastag, dupla és szaggatott szegély;
• igazítás: vízszintes és függőleges igazítás, behúzás, sortörés a cellán belül, elforgatott szöveg;
• összevont cellák, egyedi oszlopszélességek és sormagasságok;
• képek, amelyek a munkalapra vannak helyezve.

A rejtett sorok és oszlopok rejtve maradnak, a rejtett munkalapokat pedig külön kérheted. Ha a munkafüzetben be van állítva nyomtatási terület, az eszköz alapból csak azt alakítja át, ahogy az Excel is tenné nyomtatáskor.

A PDF oldalaira a táblázat ugyanúgy tördelődik, ahogy egy nyomtatásnál: ha nem fér el egy oldalon, a sorok több oldalra, a túl széles táblázat oszlopai pedig külön oldalakra kerülnek. A beállításokkal ezt alakíthatod:

• Papírméret: A4, A3, Letter vagy Legal, illetve a munkafüzetben megadott méret.
• Tájolás: álló vagy fekvő. Automatikus módban a széles táblázatok fekvő oldalra kerülnek.
• Igazítás: oldalszélességre (a legtöbb esetben ez a jó választás, mert az oszlopok egymás mellett maradnak), egy oldalra (az egész munkalap kicsinyítve egy lapra kerül), vagy eredeti méretben.
• Rácsvonalak: a halvány cellarács a PDF-ben is látszhat, vagy elhagyhatod, ha a táblázatban saját szegélyek vannak.
• Fejléc ismétlése: hosszú listánál az első sor (vagy az Excelben beállított ismétlődő sorok) minden oldal tetején megjelenik.
• Oldalszám: az oldalak alján „N. oldal / összes” felirat; több munkalapnál a munkalap neve is.

Ha az igazítás miatt a betűk nagyon kicsik lennének, az eszköz jelzi, és érdemes fekvő tájolást vagy nagyobb papírt választani.

Több tízezer soros munkalapot is átalakíthatsz: a feldolgozás szakaszosan halad, a folyamatjelző mutatja, hol tart, és közben a böngésző nem fagy le. A tesztjeinkben egy húszezer soros, formázott táblázatból több száz oldalas PDF készült, minden oldalon ismétlődő fejléccel. Nagyon nagy fájlnál a gép memóriája szabja meg a határt, ilyenkor érdemes csak a szükséges munkalapokat kijelölni.

A CSV-fájlokat is elfogadja: felismeri az elválasztót (vessző, pontosvessző, tabulátor) és a karakterkódolást, a számokat jobbra igazítja, az első sort pedig fejlécként kiemeli, ha kéred. Ha a CSV-ből előbb rendes Excel-táblázatot szeretnél, használd a CSV to Excel eszközt.

A képletek eredménye az Excel által legutóbb elmentett érték lesz. Ha a fájlt nem Excel mentette (hanem például egy program generálta), és a képletek értéke üres, nyisd meg és mentsd el újra az Excelben vagy a LibreOffice-ban.

Az eszköz a táblázatot rajzolja meg, nem egy teljes Excel-motor. Ezeket érdemes tudnod:

• Diagramok és alakzatok nem jelennek meg a PDF-ben; a kész eredményben felsoroljuk, ha a munkalapon voltak. Ha a diagram is kell, az Excelben a Fájl → Exportálás → PDF menü a megoldás.
• Feltételes formázás (színskálák, adatsávok, ikonok) nem kerül át, csak a cellák saját formázása.
• Betűtípusok: a Calibri, Arial és hasonló betűk helyett beágyazott, hozzájuk hasonló szélességű betűt használunk, így a tördelés közel azonos marad, de a betűforma kicsit eltérhet.
• Régi .xls fájl (97–2003) nem nyitható meg közvetlenül; mentsd el .xlsx formátumban, és úgy működik.
• Jelszóval védett munkafüzetet előbb az Excelben kell feloldani.

Minden átalakítás után nézd át az előnézetet: ha egy oszlop túl keskeny, a szám helyén #### jelenik meg, ugyanúgy, ahogy az Excelben is.

• Árajánlat és számlamelléklet: az Excelben összeállított ajánlatot PDF-ben küldöd az ügyfélnek, így nem tudja véletlenül átírni a számokat, és minden gépen ugyanúgy néz ki.
• Bérlista, jelenléti ív, beosztás: a havi táblázatot kinyomtatható, iktatható formába teszed, fekvő A4-en, ismétlődő fejléccel.
• Leltár és terméklista: több ezer soros lista oldalszámozva, hogy egyeztetésnél könnyű legyen hivatkozni rá.
• Pályázati és könyvelési melléklet: a beadó felületek többnyire PDF-et kérnek, nem munkafüzetet.
• Mobilos olvasás: a PDF telefonon is egyben, görgethetően jelenik meg, míg egy munkafüzet ott gyakran szétesik.

Ha a PDF-et archiválásra vagy hivatalos beadásra készíted, utána a PDF/A konvertálás eszközzel hosszú távú megőrzésre alkalmas fájlt is készíthetsz belőle.

Az átalakítás teljes egészében a böngésződben fut: a táblázatot nem töltjük fel szerverre, nem tároljuk, és senki más nem látja. Ez fontos, ha bérlista, árajánlat, ügyféllista vagy bármilyen bizalmas adat van a munkafüzetben. Regisztráció nem kell, és a PDF-re nem kerül vízjel.

Az elkészült PDF-et utána tovább is alakíthatod: több fájlt összefűzhetsz, vagy ha e-mailben küldenéd és nagy lett, tömörítheted.