PDF/A konvertálás

A PDF/A a PDF archiválásra szánt, szabványosított változata (ISO 19005). A célja, hogy a dokumentum évtizedek múlva is pontosan ugyanígy jelenjen meg, bármilyen programmal nyitják meg. Ezért a fájlnak önmagában kell tartalmaznia mindent, ami a megjelenéshez kell – például a betűtípusokat és a színek értelmezését –, és nem tartalmazhat olyat, ami később kiszámíthatatlanul viselkedhet, mint a JavaScript, a külső hivatkozású tartalom vagy a titkosítás.

PDF/A-t jellemzően elektronikus iratkezelő és archiváló rendszerek, közbeszerzési és pályázati felületek, bíróságok és könyvelőprogramok kérnek. Mindig a fogadó fél leírása dönti el, melyik szint kell.

Fontos különbség: a PDF/A nem jelszavas vagy aláírt PDF, és nem is szerkesztésvédelem. A hosszú távú olvashatóságról szól. Ha biztonságra van szükséged, az archív példány mellett tarts meg egy aláírt vagy jelszavas változatot is.

Szint	Mikor válaszd
PDF/A-2b	Ez a legtöbbször kért, általános archív formátum. Engedi az átlátszóságot és a modern tömörítést.
PDF/A-1b	Régebbi rendszerek kérik. Szigorúbb: nem lehet benne átlátszóság, rétegek és JPEG 2000 kép.
PDF/A-3b	Ha a PDF-hez csatolt fájlt is meg kell őrizni, például az elektronikus számla XML-jét.

A „b” a vizuális megőrzést jelenti: a dokumentum megjelenése garantáltan változatlan marad. Az „a” és „u” szintekhez a szöveg szerkezetét és a betűk Unicode-megfeleltetését is igazolni kellene, ezeket az eszköz nem állítja elő.

Az átalakító végigmegy a PDF szerkezetén, és tételesen elvégzi a szükséges javításokat:

• Metaadat: XMP-metaadatot ír a PDF/A-azonosítóval, és összhangba hozza a dokumentum címével, szerzőjével és dátumaival.
• Színprofil: beágyazza az sRGB színprofilt (OutputIntent), így a színek egyértelműek.
• Tiltott elemek: eltávolítja a JavaScriptet, a programindító és automatikus műveleteket, a multimédiás elemeket, az XFA-űrlapot és a titkosítást.
• Mellékletek: PDF/A-1b és 2b esetén eltávolítja őket, PDF/A-3b-nél megtartja a szükséges leírással.
• Jegyzetek és képek: nyomtathatóvá teszi a jegyzeteket, kikapcsolja a képinterpolációt, törli az eszközfüggő beállításokat.
• Színek: a CMYK-színeket RGB-re alakítja, ahol ez az oldal megbontása nélkül megoldható.
• Betűk: ellenőrzi, hogy minden betűtípus be van-e ágyazva. A hiányzó Arial vagy Helvetica betűt azonos szélességű, beágyazott betűvel pótolja, így a szöveg ugyanott marad.

Ha egy oldalon ezek után is marad olyan elem, ami nem javítható (például ritka, nem beágyazott betűtípus, vagy PDF/A-1b-ben átlátszóság), az oldalt képpé alakítja, és láthatatlan, kereshető szövegréteget tesz rá. Ezt az ellenőrzőlistában oldalszámmal jelezzük; ha nem kéred, kikapcsolhatod.

Az eszköz a PDF/A szabvány szerkezeti előírásait alkalmazza, és a tesztjeinkben a kimenetek megfeleltek az általunk ellenőrzött szabályoknak: beágyazott betűk, metaadat-egyezés, színprofil, tiltott elemek hiánya. Ez azonban nem tanúsított validálás. A szabványnak vannak olyan finom szabályai – például a betűprogramok belső szerkezete vagy egyes jegyzettípusok megjelenése –, amelyeket csak egy teljes validátor vizsgál meg.

Ha a fájlt hivatalos rendszerbe töltöd fel, és az elutasítja, a hibaüzenetből általában kiderül, melyik szabályról van szó. Gyakori ok, ha a PDF digitális aláírást tartalmazott: az átalakítás után az aláírás már nem lesz érvényes, ezért az aláírást a PDF/A-vá alakítás után kell elhelyezni. Az aláírást az aláírás-ellenőrző eszközzel nézheted meg.

Ha a beadó felület vagy az archívum validátora hibát jelez, a hibaüzenet többnyire egy szabványpontot vagy egy rövid leírást tartalmaz. A leggyakoribb esetek és teendők:

• Betűtípussal kapcsolatos hiba: kapcsold be a képpé alakítást, és alakítsd át újra. Az érintett oldalakon a szöveg képként, kereshető réteggel kerül át, ami minden validátoron átmegy.
• Színnel vagy színprofillal kapcsolatos hiba: ugyanez a megoldás; a képpé alakított oldalak tisztán RGB-k.
• Átlátszóság PDF/A-1-ben: ha a rendszer PDF/A-1-et kér, a képpé alakítás oldja meg; ha engedi, válaszd inkább a PDF/A-2b-t, ahol az átlátszóság megengedett.
• Jegyzetek megjelenése: egyes megjegyzéseknek nincs megjelenési képe. Ha nincs rájuk szükség, töröld őket, vagy lapítsd a PDF-et átalakítás előtt.
• Rossz szint: ellenőrizd, hogy a rendszer valóban 1b, 2b vagy 3b szintet kér-e, és azt válaszd.

Ha a forrásdokumentum Wordből vagy más irodai programból készült, sokszor az a legtisztább, ha ott eleve PDF/A-ként mented el, és ezt az eszközt a már meglévő PDF-ekhez használod.

Ha a PDF csak megnyitási korlátozással (tulajdonosi jelszóval) védett, az átalakító magától eltávolítja a titkosítást, hiszen a PDF/A nem lehet titkosított. Ha megnyitáshoz is jelszó kell, előbb vedd le a Jelszó eltávolítása eszközzel. Kisebb szerkezeti hibákat és a tiltott LZW-tömörítést az eszköz helyrehozza.

Az egész folyamat a böngésződben fut: a PDF-et nem töltjük fel, nem tároljuk, és nem kerül rá vízjel. Ha a PDF/A után a címet vagy a szerzőt is módosítanád, megadhatod az átalakítás előtt, vagy utólag a metaadatok eszközzel – ez utóbbi viszont megbonthatja a PDF/A-egyezést, ezért inkább itt add meg.